Kostbare møter

Etter flere år med forbedret møteeffektivitet – særlig under og rett etter pandemien – ser utviklingen ut til å ha snudd. Siden 2024 har møteeffektiviteten gått ned.

En dansk undersøkelse fra Jabra, der rundt 2 300 ansatte deltok, viser at seks av ti møter oppleves som unødvendige. Respondentene brukte i gjennomsnitt åtte timer i uken på møter. Når lønnskostnadene tas med i beregningen, anslås den tapte produktiviteten for disse 2300 ansatte - til rundt 500 millioner danske kroner årlig.

Dette handler det om svært store summer. Dette er imidlertid en kostnad mange kan redusere, samtidig som arbeidsdagen blir bedre!

Effektive møter - arbeidsmøte

Her er ti råd for mer effektive møter, hentet fra boken Tid til arbeid – Tid til overs.

1. Ha en tydelig agenda

En god agenda gjør at alle vet hva møtet skal handle om og kan forberede seg. Del gjerne agendaen inn i tidsblokker for hver sak, og hold dere til planen.

2. Send agenda og sakspapirer i god tid

Legg ved relevante dokumenter i møteinnkallingen. God forberedelse gir bedre diskusjoner og bedre beslutninger.

3. Inviter bare dem som må være med

Flere deltakere betyr ikke nødvendigvis bedre beslutninger. Hver deltaker representerer en kostnad. Vurder om noen bare trenger å delta under enkelte saker og kan forlate møtet når deres bidrag er ferdig.

4. Start presis

Tid er penger. De fleste setter pris på at møtet starter når det skal. Litt uformell prat de første minuttene kan være positivt, men unngå at møtestarten glir ut.

5. Hold tidsplanen

Ingen liker møter som varer lenger enn planlagt. Når møtet trekker ut, må noen ofte gå før siste sak er ferdigbehandlet, og resultatet blir gjerne nye møter. Å holde tiden er både effektivt og disiplinerende.

6. Dokumenter beslutningene

Et effektivt møte har liten verdi dersom ingen vet hva som ble besluttet. Ta notater underveis, oppsummer før møtet avsluttes, og sørg for at alle oppgaver får en ansvarlig person og en tidsfrist.

7. Kort ned møtene

Mine undersøkelser viser at møter ofte varer mellom 90 og 120 minutter. Mange møter kan gjennomføres på 45 minutter dersom de planlegges godt. Legg gjerne opp møtene i intervaller på 15 minutter. Da blir det også enklere å disponere tiden mellom de ulike sakene.

Pass samtidig på å ikke gjøre møtene for korte. Femten minutter kan være tilstrekkelig for enkelte statusmøter, men ofte blir resultatet at viktige saker må tas opp på nytt senere.

8. Tenk nytt om møtetidspunktet

Klokken 09.00 er fortsatt det vanligste tidspunktet for møtestart i Norge, og mandag er den travleste møtedagen. Det skaper press på møterom og logistikk.

Prøv heller å starte møtene kvart over eller kvart på. Da får deltakerne tid til å avslutte forrige møte, hente en kopp kaffe eller ta en kort pause før neste. Små justeringer kan gi en roligere arbeidsdag – og ofte mer effektive møter.

9. Velg riktig møteform

Ikke alle saker krever et tradisjonelt møterom. Noen ganger er et kort videomøte, et ståmøte eller et gåmøte en bedre løsning. Gåmøter fungerer spesielt godt når temaet er idéutvikling eller problemløsning – og mange opplever at bevegelse stimulerer kreativiteten.

10. Sørg for gode møteplasser

Altfor mye tid går fortsatt med til tekniske problemer. Gode møter krever enkle og pålitelige løsninger. I mange tilfeller er det ikke behov for mer enn deltakernes egne PC-er. Og noen ganger er den beste møteplassen faktisk en kafé eller en spasertur utendørs.